O texto da Constituição Federal (art. 74) é explícito quanto à necessidade de manutenção de sistemas de controle internos pelos poderes e órgãos integrantes da administração pública para fins de acompanhamento e avaliação, prestação de contas e responsabilização dos agentes públicos.
De acordo com a Instrução Normativa Conjunta MP-CGU nº 1, de 10 de maio de 2016, os controles internos da gestão são definidos como o conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada pela direção e pelo corpo de servidores das organizações, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável de que, na consecução da missão da entidade, os seguintes objetivos gerais serão alcançados:
- execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das operações;
- cumprimento das obrigações de accountability;
- cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis; e
- salvaguarda dos recursos para evitar perdas, mau uso e danos. O estabelecimento de controles internos no âmbito da gestão pública visa essencialmente aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam alcançados, de forma eficaz, eficiente, efetiva e econômica.
Dessa forma os componentes dos controles internos da gestão são: o ambiente de controle interno da entidade, a avaliação de risco, as atividades de controles internos, a informação e comunicação e o monitoramento, como representados na figura a seguir:
As atividades de controle devem estar distribuídas por toda a instituição, em todos os níveis e funções, conforme normas, regulamentos e procedimentos por ela própria determinada, em consonância com as leis que regem o setor público. Por atividade de controle entende-se a verificação da qualidade, correção e adequação de cada ação executada por um servidor, verificação que deve ser conduzida por ele próprio e pelos demais servidores no fluxo de cada processo/procedimento. Todos devem ter clareza do seu papel e do modo como suas atividades influenciam e se relacionam com o trabalho dos demais, condicionando a qualidade do resultado a ser obtido.
A responsabilidade por estabelecer e manter controles internos de gestão é da Administração e não da Auditoria Interna. Essa separação de responsabilidades é necessária para manter a independência da Auditoria, evitando-se possíveis conflitos de interesse. Não poderia a Auditoria ser responsável por implantar controles internos e depois avaliá-los, pois isso comprometeria a imparcialidade e a objetividade da avaliação.
